Hejdå höga IT-kostnader,
bristande informationssäkerhet & ineffektiva arbetssätt

Införande av ny digital förvaltningsmodell

Organisationer nyttjar idag mängder av olika digitala tjänster som levereras på olika sätt. Att förvalta dessa på ett sätt som möjliggör verksamhetsnytta, kostnadsbesparingar och effektivisering är inte helt enkelt. Vanligt är att förvaltningen enbart är IT-fokuserad eller att arbetssättet har otydliga roller, ansvar och rutiner. Allt detta leder till frustration, höga IT-kostnader och bristande informationssäkerhet. Långt ifrån den digitala förvaltning vi önskar där digitalisering stöttar verksamhetens arbetssätt på ett säkert och kostnadseffektivt sätt.

Vid etablering av en ny digital förvaltning är fallgroparna många. När vi stöttar vid framtagande av en ny digital förvaltning leder vi er tryggt genom alla nödvändiga steg. Vi hjälper er att 1. Komma igång, 2. sätta ramarna och 3. etablera er nya digitala förvaltningsmodell. Allt med syfte att säga hejdå till höga IT-kostnader, bristande informationssäkerhet och ineffektiva arbetssätt.

1. Kom igång – sätt ert nuläge och målbild!

 

Vart börjar ni och hur vet ni vad ni ska prioritera? Springer alla åt samma håll? Kanske har ni bara en känsla av att er befintliga förvaltningsmodell eller arbetssätt inte riktigt fungerar, men svårt att sätta fingret på vart skon klämmer mest? Dessutom kanske det är svårt att få gehör för frågan internt.

För att få bukt på dessa problem behöver vi först identifiera ett nuläge. När vi vet vart vi står blir det dessutom enklare att peka ut riktningen och målbilden. Att titta på organisationens förvaltningsförmåga hjälper er att tydliggöra vart ni är starka och vart ni brister. Dessutom kan underlaget användas i ledningsgrupper för att öka förståelse för frågorna och kontinuerligt följa utvecklingen av arbetet.

Vi hjälper er utvärdera er förvaltningsförmåga med DirSys Compare Förvaltningsförmåga. Efter utvärderingen får ni en bild av hur ni arbetar utifrån fem perspektiv: klokt beslutsfattande, kvalité i IT-leverans, verksamhetsnytta, IT-effektivitet och etablering i organisationen.

Läs mer om DirSys Compare Förvaltningsförmåga —>

Efter nulägesanalysen hjälper vi er ta fram en målbild som tydligt beskriver hur en framtida modell kan möta verksamhetens behov och önskemål. Målbilden kommuniceras sedan i alla viktiga led och utgör en del i beslutsunderlaget för behovet av framtagande av en ny förvaltningsmodell.

2. Sätt ramarna – tydliggör vad, vem, hur och när!

 

När vi etablerar en ny digital förvaltning behöver vi se över vad vi förvaltar, vem som gör det, hur och när. Det här är del i att sätta ramarna.

Tydliggör vad vi förvaltar

För att få koll på vad vi förvaltar behöver vi titta både på de digitala lösningarna, men även på verksamhetens arbetssätt och processer. Med förvaltningsobjekt får vi en helhetsbild över vad organisationen förvaltar. Vi ser hur kopplingen mellan verksamhetsprocesser, informationstillgångar och system ser ut. Det möjliggör att arbeta strategiskt med den digitala förvaltningen så att vi kan upptäcka effektiviseringsmöjligheter och kostnadsbesparingar.

Vi hjälper er se över vad ni förvaltar och bygga upp er förvaltningsobjektsarkitektur.

Läs mer om förvaltningsobjektsarkitektur med hjälp av DirSys här  

Tydliggör vem, hur och när

Först när vi vet vem som gör vad och när kan vi etablera effektiva arbetssätt med fokus på verksamhetsnytta. Att arbeta igenom detta och tydliggöra i styrande dokument är avgörande för att etablera ett fungerande förvaltningsarbete. Om ansvariga slutar och nya ska tillträda finns allt redan beskrivet och tydliggjort. Modellen tas dessutom fram med utgångspunkt att IT och verksamhet ska samverka. På så sätt etablerar vi ett arbetssätt där IT stöttar verksamhetens arbetssätt och där vi inte bygger några silos.

Vi leder arbetet med att utarbeta den modellbeskrivning som kommer vara styrande för den digitala förvaltningen inom hela organisationen. Modellbeskrivning sammanfattas i ett styrdokument och tydliggör hur förvaltningsarbetet ska bedrivas i organisationen.

Läs mer om vad ni får vid framtagande av styrdokument

3. Etablera – få med alla på tåget!

För att säkerställa att vi får med alla på tåget krävs en tydlig tanke kring hur projektet ska drivas. Vi startar i mindre skala, utvärderar och skapar goda exempel. På så sätt vet vi vad som fungerar när vi etablerar arbetssättet brett i organisationen. Här arbetar vi med att utbilda, att ha en tydlig tanke kring hur roller och ansvar bemannas och vart arbetet ska synliggöras och dokumenteras. Genom att dokumentera och synliggöra förvaltningsmodellen i ett ledningsstöd undviks att förvaltningen blir en pappersprodukt och att uppföljning glöms bort.

Här kan vi hjälpa er med ett synliggörande i DIGframe.

Införande av ny digital förvaltningsmodell tillsammans med DirSys

 

Ett införande av ny digital förvaltningsmodell lett av DirSys säkerställer att ni får tydlig styrning i ert förvaltningsarbete. Metodiken är utarbetad efter vår mångåriga erfarenhet av att arbeta med organisationer i förvaltningsfrågor. Vi vet vilka fallgroparna är och hur ni undviker att förvaltningsarbetet blir ett komplext projekt som skrotas halvvägs in.

Om du vill veta mer om införande av ny digital förvaltningsmodell tillsammans med DirSys, välkommen att kontakta oss!

Tobias Hjeltman, Affärsområdesansvarig DirSys konsult

[email protected]

031-701 67 55

Se våra webinar och läs våra blogginlägg om ämnet!