Om du har påbörjat din upphandling på rätt sätt har du i själva upphandlingsfasen redan gjort ett bra grundarbete och en omvärldsbevakning. Det innebär att du nu har koll på goda exempel på liknande upphandlingar som genomförts, du har pratat med leverantörer på marknaden, du har en budget för projektet och du har en rimlig resursplan och rätt personer med dig in i projektet. I upphandlingsfasen kommer det därför vara enklare att beskriva och kravställa ditt behov, få in konkurrenskraftiga anbud och till sist göra en god affär.
Här kommer tre tips på hur du tar dig igenom upphandlingsförfarandet på bästa sätt.
Fokusera på det som är viktigt för din verksamhet
Många offentliga verksamheter upphandlar ”standardsystem” idag när de köper in ett nytt verksamhetssystem. Kravställ de viktigaste och mest grundläggande funktionerna, men lägg lika mycket fokus på det som ger mervärde. Är det viktigt för er att det finns färdiga e-tjänster utvecklade för systemet? Eller att systemet är enkelt att administrera? Eller att användarna ska få ett bra stöd i sitt arbete genom att få notiser, varningsmeddelanden eller har tillgång till en bra hjälpfunktion? Ge mervärde till det system som är bäst för er!
Gör det enkelt för leverantörerna att göra rätt
Det är inte ovanligt att stöta på slarviga anbud från leverantörer där de missar hela bilagor eller fyller i information på ett felaktigt sätt. I det fall man som upphandlande myndighet vill ha in beskrivningar eller annan information från anbudsgivarna – använd ert upphandlingsverktyg så långt det går! Här finns goda möjligheter att använda obligatoriska frågor som leverantörerna inte kan missa. Och ett tips till leverantörer som lämnar in anbud – använd en checklista för att se till att allt är inlämnat och läs igenom ditt anbud en extra gång innan du skickar in det.
Lägg mer fokus på dina avtalsvillkor när du formar ditt upphandlingsunderlag
Jag är ofta med om att verksamheten ansvarar för att ta fram krav och upphandlingsavdelningen ansvarar för avtalsvillkoren – Fel! Verksamheten ansvarar för och ska leva med sitt avtal. Lägg lika mycket fokus på avtalet som du gör på din kravspecifikation. Se till att du har ett avtal som är verklighetsförankrat. Hitta en balans mellan risk, kostnad och förväntan. Ställ inte upp villkor som inte är nödvändiga.
Det viktigaste för en upphandlande myndighet (UM) att ta med sig i upphandlingsfasen är att fokusera på vad som är viktigt och att inte känna sig begränsad av lagen. Fokusera på att vara en bra beställare – båda innan, under och efter din upphandling.
I nästa blogg-inlägg går jag igenom vad du ska tänka på vid införandet av det nya verksamhetssystemet.
Sanna Helenius
IT-upphandlingskonsult & Kravanalytiker
