Vid upphandling av IT är det många parter inblandade. Någon ute i verksamheten är ofta beställare och ni på IT-avdelningen är tillsammans med upphandlingsavdelningen viktiga stödfunktioner. Vid felaktigt utförda IT-upphandlingar leder det till merarbete och stuprörslösningar för er på IT-avdelningen. Det slutar ofta i brandsläckning som tar tid från utveckling och förvaltning. Hur kan ni på IT-avdelningen undvika detta? Och hur skapar ni rätt struktur på era IT-upphandlingar?
Varför IT-avdelningen har en viktig roll i IT-upphandlingar
Du som arbetar på IT-avdelningen i en kommun eller myndighet har säkert blivit inblandad i en upphandling någon gång. Oftast driver verksamheten själva sin upphandling, men IT är en viktig stödfunktion, exempelvis vid teknisk kravställning. Tyvärr blir ofta IT-avdelningen involverad för sent eller inte alls. Detta har stor påverkan på resultatet på upphandlingen eftersom den kompetens som finns på IT-avdelningen fyller en viktig funktion i en IT-upphandling.
Ni på IT-avdelningen är de som har koll på de tekniska plattformar som finns i er organisation. Dessa plattformar gör att kommunen får sömlösa, effektiva och säkra digitala produkter och tjänster.
Allt nytt som upphandlas ska fungera ihop med de tekniska plattformar ni redan har. Annars uppstår struprörslösningar där digitala produkter och tjänster inte fungerar med varandra. Det leder i sin tur till merarbete i stället för effektivisering. Det leder dessutom till ökade IT-kostnader utan att bidra med ökat värde.
Det här är anledningen till att IT-avdelningen är en viktig stödfunktion i en IT-upphandling. Ni behöver vara med i upphandlingen för att säkerställa att rätt investeringar i rätt typ av teknik görs.
Hur en misslyckad IT-upphandling påverkar IT-avdelningen
IT-upphandlingar är komplexa i sin karaktär och det är många personer som ska involveras, inklusive ni på IT-avdelningen. Att involvera på rätt nivå är en vanlig utmaning och IT-avdelningen blir ofta inblandade för mycket eller för lite. Ofta blir IT-avdelningen dessutom involverade för sent när verksamheten ska upphandla IT. Det leder till att era synpunkter inte hinner tas i beaktan vilket i sin tur resulterar i felaktiga och dyra investeringar.
En annan utmaning vid IT-upphandlingar är just samarbetet mellan alla involverade parter. Ofta är inte verksamheten, IT-avdelningen och upphandlingsavdelningen samspelta. Någon part tar för lite eller för mycket ansvar fast man inte borde. Det gör att man investerar i fel, eller för många, digitala produkter och tjänster. Det är dessutom en av orsakerna till att Sveriges kommuner har byggt upp det digitala arv som försvårar digitaliseringen.
Det leder också till att vi inte utnyttjar det vi redan har. Vi säkerställer inte heller att det vi upphandlar kan bidra till en ökad digitalisering. Det vi upphandlar ska stödja verksamheten, men det ska även skapa nytta för andra verksamheter internt och i slutändan för de som bor i kommunen.
När en IT-upphandling misslyckas blir resultatet merarbete för er på IT-avdelningen. Ni får lägga tid på ”brandsläckning” och speciallösningar, istället för att lägga tid på utveckling och förvaltning.
Som tur är finns det en lösning på ovanstående problem. Allt detta är symptom på bristande kompetens kring hur en IT-upphandling ska bedrivas. De arbetssätt som tillämpas ger inte det resultat som önskas, vilket innebär att en fungerande process för IT-upphandlingar saknas. Genom samarbete, rätt kompetens och en tydlig process så kommer ni att lyckas med era IT-upphandlingar.
Vad uppnår IT-avdelningen med en fungerande process för IT-upphandling?
Med en fungerande process för IT-upphandling undviker ni stuprörslösningar i er IT-miljö. Nya lösningar fungerar med befintliga och ni ser till att ni utnyttjar potentialen i de lösningar som redan finns på plats. Detta gör att ni slipper lägga tid på att drifta och underhålla fler lösningar än ni behöver. Det innebär dessutom att ni får tid att fokusera på lösningar som verkligen skapar värde för verksamheten.
En fungerande process innebär dessutom att ni på IT-avdelningen blir involverade i tid. Det gör att ni kan resursplanera och slippa felaktiga panikupphandlingar.
När ni blir involverade i tid får ni dessutom möjligheten att påverka upphandlingen så att de nya produkterna och tjänsterna fungerar med era befintliga plattformar. Era synpunkter hinner tas i beaktan istället för att tvingas ignoreras på grund av tidsbrist. Allt detta hjälper er lägga tid på rätt saker och inte ta ett steg bakåt när det gäller säkerhet och digitalisering.
Sammanfattningsvis ger en fungerande process för IT-upphandlingar rätt lösning som fungerar med befintlig IT-miljö, ni sparar tid och resurser och ni frigör tid för utveckling och förvaltning av värdeskapande IT.
Vill du lära dig mer om hur du får till en fungerande process för IT-upphandlingar? Läs min bloggserie om vad du ska tänka på i din IT-upphandling.
Sanna Helenius
IT-upphandlingskonsult & kravanalytiker
