Det kan vara svårt att veta om den förvaltningsmodell din organisation har egentligen fungerar och om de synergier och effekter ni hoppats på vid införandet verkligen har uppnåtts. Området att belysa är stort och det finns en mängd modeller, alla med sina fördelar och nackdelar. Ibland är det oklart om organisationen ens jobbar efter den egna, antagna modellen.Om man vill ha ut mer från sin IT-förvaltning och få IT-förvaltningen levande gäller det att identifiera förbättringsområden samt vilka eventuella brister som finns. Genom att åtgärda dem tidigt läggs grunden för att effektivisera förvaltningsarbetet. Kontinuerlig utvärdering och uppföljning hjälper sedan till att hålla effektiva arbetssätt vid liv.
Som hjälp på vägen kommer här fem nyttiga frågor att ställa sig för att få en bättre insikt i hur ni kan mäta effektiviteten i ert förvaltningsarbete.
Hur etablerad är förvaltningsmodellen i organisationen?
Ansvar som inte förts vidare till efterträdare när någon har slutat och planer och dokument som inte uppdaterats på länge är vanliga fenomen. Avsaknad av kontinuerliga forum och utbildningstillfällen skapar osäkerhet och kan leda till att olika delar i organisationen etablerar sina egna modeller. Känner ni igen er?
Är det enkelt att fatta beslut?
För att kunna fatta ett välgrundat beslut behövs bra underlag och tydliga beslutsvägar. Finns inte de underlag som behövs eller om de är krångliga att få fram, tar besluten ofta tid och meningsskiljaktigheter kan uppstå. I bästa fall vet du vem som kan godkänna ett beslut, men så är inte alltid fallet.
Har vi kvalité i IT-leveransen?
Om det ofta är avbrott på verksamhetskritiska system kan det få allvarliga konsekvenser för verksamheten. Då är det viktigt att ni proaktivt har identifierat vilka konsekvenserna kan vara. Att ha arbetssätt och rutiner som minskar risken för att avbrott uppstår och att ha planerat för hur man ska agera när de uppstår säkerställer kontinuitet och tillgänglighet till de tjänster ni producerar.
Vad är nyttan för verksamheten?
System som inte stödjer verksamhetens processer och användare som är missnöjda för att systemen är krångliga är tydliga tecken på brister i förvaltningen, och kan leda till att skugg-IT växer. Samverkan mellan verksamhet och IT krävs för att resultatet ska bli bra, men finns forum, roller och strukturer som främjar och underlättar samverkan?
Är IT-leveransen effektiv?
Har man många olika system med samma funktioner och dessutom inte har kontroll över sina avtal kan det bli kostsamt då man betalar för samma nytta flera gånger. Stora möjligheter för kostnadsbesparingar finns om man spenderar lite tid på att skapa en god överblick och därmed också en ökad kontroll över dessa delar.
Utvärdera, åtgärda, följ upp och håll IT-förvaltningen levande!
Det låter enkelt men vi vet hur snårigt det kan vara. Med dessa grundläggande frågor har ni kommit en bit på vägen men för att verkligen mäta effektiviteten i er modell krävs mer ingående frågeställningar.
Gillade du det här blogginlägget?
Missa inte att se vår inspelade version av webinaret: Maximera nyttan med er IT-förvaltning.
Om ni vill veta mer om hur ni kan utvärdera er förvaltningsförmåga läs mer här.
Jenny Engelbrektsson
Konsult IT-management
