Om du har gjort ett bra förarbete och nått framgång i upphandlingsfasen, har du redan goda förutsättningar att lyckas i införandefasen av ert nya verksamhetssystem. Du har haft rätt fokus i ditt upphandlingsunderlag och du har ett tydligt avtal att utgå från under ditt införandeprojekt. Under införandefasen kommer det innebära att du kan styra leveransen med hjälp av dina krav och avtalsvillkor. Båda parter vet vad som förväntas och tillsammans kan ni få verksamhetssystemet på plats på ett bra sätt. Det finns dock några saker att tänka på även i den här fasen av din upphandling.
Här kommer mina tre tips på hur du tar dig igenom införandefasen på bästa sätt.
Planera och förankra!
Vid uppstart av projektet är det viktigt att du planerar och strukturerar ditt införandeprojekt och allokerar dina resurser. Förankra din plan i en styrgrupp och se till att de är involverade i de beslut som tas på vägen. Medlemmar i en styrgrupp kan ha ansträngda kalendrar, så boka styrgruppsmöten en gång i månaden direkt vid uppstart av projektet.
Ett införande av ett nytt verksamhetssystem tar mycket tid och en framgångsfaktor är att de nya användarna har extra tid i sin vardag att bekanta sig med det nya systemet. Involvera även den person som ska vara ansvarig för systemet under förvaltning i projektet.
Projektgruppen bör ha återkommande projektmöten med leverantören varje vecka, det räcker med en halvtimma. Det gör att ni får bra driv i projektet och att aktiviteter inte hamnar mellan stolarna.
Följ upp!
Se till att du som beställare gör det du ska under införandet. I det fall aktiviteter drar ut på tiden, följ upp och kom överens om en uppdaterad tidsplan. Följ även upp avtalad leveransdag mot den planerade (effektiva) leveransdagen. Det är så lätt att tappa kontrollen och tillslut vet man inte vem som är ansvarig för en försening på över ett år. Båda parter mår bra av god uppföljning! Det här innebär inte att ni som beställare ska göra allt arbete, se till att leverantören drar sitt strå till stacken också.
Testa ordentligt innan leveransgodkännande & dokumentera!
Beställare måste testa systemet ordentligt innan den godkänns. Testa inte bara funktionella krav, utan kontrollera även informationen i systemet om en konvertering gjordes från det gamla systemet. Kontrollera även eventuella integrationer och prestanda.
Planera in en leveranskontrollperiod i tidsplanen (enligt villkor i avtalet) och håll ihop testerna på ett bra sätt. Dokumentera utfallet och lämna över eventuella avvikelser till leverantören. När testerna är godkända i sin helhet så biläggs testprotokollet till ett skriftligt leveransgodkännande.
Avslutningsvis så är det viktigaste för en upphandlande myndighet (UM) att ta med sig är att planera in sina interna resurser i god tid. Ett införande av ett verksamhetssystem med eventuell konvertering och utbildningsinsatser tar mycket tid i anspråk. Se också till att du som beställare har koll på leveransen och att ni inte godkänner en halvdan eller halvfärdig leverans.
I mitt sista blogginlägg i serien går jag igenom vad du ska tänka på i förvaltningsfasen av din upphandling.
Läs om förvaltningsfasen här →
Sanna Helenius
IT-upphandlingskonsult & Kravanalytiker
