Om du har gjort ett bra förarbete och nått framgång i införandefasen, har du redan goda förutsättningar att lyckas i förvaltningsfasen av det nya verksamhetssystemet. Du har haft rätt fokus i ditt upphandlingsunderlag och du har ett tydligt avtal att utgå från. Under förvaltningsfasen ska du ta hand om det verksamhetssystem du köpt. Du ska se till att det används på rätt sätt, utvecklas åt rätt håll och att leverantören levererar enligt ställda krav och villkor. Det finns dock några saker att tänka på även i den här fasen av din upphandling.
Här kommer mina tre tips på hur du tar dig igenom förvaltningsfasen på bästa sätt.
Gör en plan kring ditt förvaltningsarbete!
Gör en plan för kommande förvaltningsarbete kring verksamhetssystemet under införandet, eller senast direkt efter leveransgodkännande. Följande är bra att fundera över:
- Har leverantören en användarträff som är bra att gå på?
- Behövs återkommande utbildningsinsatser första året?
- Något som behöver utvecklas eller anpassas under kommande år?
- Finns det optioner på avtalet som vi vill avropa?
Sätt även en påminnelse för när avtalet behöver förlängas eller upphandlas på nytt.
Uppföljning är viktigt!
Uppföljning av sitt avtal är något upphandlande myndigheter slarvar med mest enligt min upplevelse. Var inte en av dem, följ upp de tjänster du har upphandlat tillsammans med ditt verksamhetssystem. Det kan exempelvis gälla servicenivåer, tillgänglighet, kompetens på konsulter samt rätten till uppdatering eller uppgradering. Se till att du får vad du betalar för under avtalstiden!
- Förbered gärna tydliga checklistor eller vägledningar för uppföljning redan under upphandlingsprocessen.
- Se till att ha krav och avtalsvillkor som är uppföljningsbara.
Ta reda på hur du hanterar tilläggsbeställningar under avtalstiden!
Mina kunder frågar ofta mig hur man kan hantera tilläggsbeställningar inom ett avtal och vad som är möjligt att göra. Jag upplever även att upphandlande myndigheter gör mer tilläggsbeställningar än vad som är tillåtet (otillåtna direktupphandlingar). Det viktigaste att tänka på vid tilläggsbeställningar är att göra en tydlig beställning och att teckna ett tilläggsavtal.
Nedan är en kort summering av vad LOU, bland annat, säger om tilläggsbeställningar:
- Ett tillägg eller liknande får göras utan en ny upphandling om avtalets övergripande karaktär inte ändras och om ökningen är lägre än 10 procent av avtalets totala värde.
- En kompletterande beställning får göras utan en ny upphandling om beställningen inte innebär att värdet av avtalet ökar med mer än 50 procent och under förutsättning att: beställningen har blivit nödvändig, leverantören av ekonomiska eller tekniska skäl inte kan bytas, och att ett byte av leverantör skulle medföra betydande olägenheter eller betydligt större omkostnader. Samtliga skäl måste uppfyllas.
För fler bestämmelser kring tilläggsbeställningar se Lag (2016:1145) om offentlig upphandling.
Avslutningsvis så är det viktigaste för en upphandlande myndighet (UM) att ta med sig att följa upp sina avtal och se till att man får det man betalar för. Det handlar om att skapa goda affärsrelationer i ett långsiktigt perspektiv och samtidigt höja nivån på den offentliga affären. Om du följer upp krav och villkor mot dina leverantörer, tillsätter sanktioner eller andra åtgärder om de inte levererar som de ska – då kommer de förhoppningsvis se till att hålla vad de lovar nästa gång de svarar.
Sanna Helenius
IT-upphandlingskonsult & Kravanalytiker
