Många organisationer har en uppsjö av system och informationstillgångar och kämpar med att få en överblick över dem och hur man skall organisera sig för att få IT-förvaltningen att fungera. Hur ska arbetet struktureras och styras för att ha en rimlig chans att hitta synergier och få ut nytta? En bra början är att definiera vad som ska förvaltas. Det gör ni genom att identifiera vilka ansvarsområden som finns utifrån den verksamhet som er organisation bedriver med tillhörande processer och informationstillgångar. Varje ansvarsområde blir ett förvaltningsobjekt som tillsammans utgör organisationens förvaltningsobjektsarkitektur (FOA). En förvaltningsorganisation med uppdrag att planera, styra och följa upp förvaltningen kan sedan tillsättas.
Vad är ett förvaltningsobjekt?
- Ett förvaltningsobjekt är ett ansvarsområde som definieras utifrån organisationens huvudprocesser.
- Ett förvaltningsobjekt innehåller en samling informationstillgångar som förvaltningsobjektet ansvarar för.
Vad bidrar förvaltningsobjekten med i IT-förvaltningen?
Det finns flera fördelar med att avgränsa ansvarsområden och definiera förvaltningsobjekt när IT-förvaltningen struktureras. Nedan beskrivs några av dessa fördelar och hur det bidrar till att skapa en effektiv IT-förvaltning.
Fokus på verksamhetsnytta
Att arbeta med förvaltningsobjekt ger möjligheten att frikoppla förvaltningen från den befintliga organisationsstrukturen och istället fokusera på processer. System stödjer ofta olika processer som löper över flera organisatoriska enheter snarare än att de enbart stödjer en viss del i linjeorganisationen. När vi får en tydlig bild över hur kopplingen mellan verksamhetsprocesser, informationstillgångar och system ser ut, blir det enklare att se vilka förbättringar som behöver göras för att öka verksamhetsnyttan istället för att enbart fokusera på att lappa och laga system. Det blir till exempel enklare att identifiera vilka olika delprocesser som eventuellt skulle kunna bli effektivare genom utvecklings- eller förändringinsatser. Det blir även lättare att identifiera system med överlappande funktioner och arbeta med konsolidering.
Ökat engagemang
En annan fördel med att definiera förvaltningsobjekt som är frikopplade från den befintliga organisationsstrukturen, är att det även ger möjligheten att skapa en virtuell förvaltningsorganisation där ingående roller bemannas från linjeorganisationen. Med fokus på vem eller vilka som innehar kunskap om processerna blir tillsättandet av roller i förvaltningsorganisationen mer naturlig, engagemanget för frågorna ökar och kvalitén av IT-förvaltningen förbättras.
Tydlig överlämning från projekt till förvaltning
Att arbeta med tydligt styrda förvaltningsobjekt gör även att överlämning av leveranser från projekt till förvaltning underlättas. Om det är tydligt vilket förvaltningsobjekt projektleveransen tillhör och hur förvaltningsobjektets organisation ser ut kan projektet lämnas över till förvaltning direkt. På så sätt undviks arbetet med att bygga upp en förvaltning i slutet av projektet eller i värsta fall att det hamnar mellan stolarna och inte förvaltas alls.
Summering
Att arbeta med förvaltningsobjekt ger den helhetsbild som organisationer behöver för att kunna arbeta strategiskt med sin IT-förvaltning. Det innebär också att ni kan fokusera på verksamhetens processer för att se till att dessa stöds på rätt sätt och att kvalitén i IT-förvaltningsarbetet förbättras. Ni minskar risken att det finns informationstillgångar som inte förvaltas och det blir dessutom möjligt att hitta de synergier och effektiviseringar som leder till nytta och kostnadsbesparingar.
Nu när ni vet varför ni ska arbeta med förvaltningsobjekt blir nästa fråga hur ni bygger en förvaltningsobjektsarkitektur. Det kan du läsa mer om i nästa blogginlägg.
Hur bygger vi en förvaltningsobjektsarkitektur? –>
