En förvaltningsmodell som bidrar till verksamhetsnytta

För att Lidköping kommun ska nå sina digitaliseringsmål har förmågan att förvalta sin befintliga IT pekats ut som ett viktigt utvecklingsområde. Efter att ha genomfört en mätning av sin förvaltningsförmåga med hjälp av DirSys Compare® Förvaltningsförmåga blev det tydligt vad som behövde förbättras. Nu har kommunen inlett arbetet med att ta fram en utvecklad förvaltningsmodell som bidrar till verksamhetsnytta.

Utmaningen att förvalta befintlig IT

Ett framgångsrikt och kvalitetssäkrat digitaliseringsarbete är ledorden i Lidköping kommuns Digitaliseringsprogram. I programmet pekas sju utvecklingsområden ut för att lyckas med målbilden. Ett av dessa är att höja organisationens förvaltningsförmåga av sin IT, där kommunen i dagsläget står inför stora utmaningar.

“När det kommer till våra utmaningar inom förvaltning av IT så brukar jag dra en liknelse från min barndom.

En dag åkte min familj till en kennel. Innan resan till kenneln hade vi bestämt oss för att inte köpa en hund. Trots att vi inte hade en aning om hur vi skulle ta hand om den här nya familjemedlemmen så var vi hundägare när vi åkte därifrån. På likvärdigt sätt hanterar många organisationer frågan kring IT. Man frestas att köpa ett system men ofta saknas en förståelse för att de måste tas omhand väl på plats. I Lidköping finns det många ouppfostrade hundar som vi behöver lära oss uppfostra till bra familjemedlemmar.”

– Lars-Gunnar Rask, Utvecklingsledare Digitalisering, Lidköping kommun

Vidare menar Lars-Gunnar att det finns stora värden att kamma hem om organisationen kan ta hand om de system som redan finns på plats. En stor del av verksamhetsutveckling med hjälp av digital teknik har sin grund i organisationens verksamhetssystem. Det är dessa som ska stötta verksamhetens viktigaste processer. Om organisationen inte arbetar med att få en följsamhet mellan arbetssätt och systemstöd så skapas subrutiner där verksamheten inte följer upprättade processer. För att undvika detta krävs en förmåga att förvalta befintlig IT. Dessutom finns det idag ett ökat krav och behov av att ha ordning och reda. Det innebär ett större behov av en tydlig förvaltningsmodell.

”Ytterst handlar allt om att skapa värde och nytta för verksamheten. På lång sikt är det just detta som händer vid ett bra förvaltningsarbete”, menar Lars-Gunnar Rask.

Utvärdering av förvaltningsförmågan med hjälp av DirSys Compare®

För att få en tydlig bild av nuläget valde Lidköping under hösten 2020 att genomföra en utvärdering av kommunens förvaltningsförmåga med hjälp av DirSys. Det gav ett underlag som visade att känslan av att de behövde förbättra sig stämde.

“Vi attraherades av DirSys utvärderingsmodell Compare Förvaltningsförmåga just för att den var lagom omfattande. Förvaltningsförmågan mäts utifrån fem områden vilket gör det hela begripligt och möjligt att följa upp över tid.” – Lars-Gunnar Rask

Resultatet från utvärderingen har agerat som startskott för arbetet med att ta fram en utvecklad systemförvaltningsmodell. I och med att en ny systemförvaltningsmodell innebär nya arbetssätt kommer rapporten från mätningen att användas för att motivera nyttan för verksamheten under implementationsfasen. Dessutom kommer den att användas för att fortsätta mäta och se på vilket sätt organisationen förbättrar sig.

“Det blir en intressant jämförelse att mäta förvaltningsförmågan för system där vi har en implementerad systemförvaltningsmodell mot de system som inte har det.”

Se hur resultatet blir!

Här kan du läsa mer om hur en mätning med DirSys Compare® Förvaltningsförmåga går till och ladda ner en exempelrapport för att se hur resultatet blir.