Åtvidabergs kommun
– Enkel kontroll över kommunens personuppgiftsbehandlingar

En utspridd registerförteckning och avsaknad av samordning gjorde det svårt för Åtvidabergs kommun att komma framåt i sitt dataskyddsarbete. Nu har de kontroll på sina behandlingar och ett enkelt stöd för samarbete tack vare Integrity.

Från splittrat till samordning

När Carolina Wallberg klev in i rollen som Informationssäkerhetsspecialist på Åtvidabergs kommun var registerförteckningen utspridd i olika Excel-filer och det var svårt att följa upp hur olika delar av organisationen arbetade. Första steget var att samla ihop alla Excel-filer till en.

“Först tyckte vi inte att vi behövde ett system för det, men sen kände vi att det kommer bli ganska övermäktigt utan. Även om det funkar i Excel så blir det väldigt svårt att samarbeta. Det är exempelvis svårt att behörighetsstyra. Ger man behörighet till hela Excel-filen så vet man inte vad som stämmer och inte, har någon råkat ta bort något eller liknande. Det var det jag saknade.” – Carolina Wallberg, Informationssäkerhetsspecialist, Åtvidabergs kommun

När Åtvidabergs kommun beslutat sig för att söka en lösning på sitt problem var kravbilden att få en översiktlig bild av sin registerförteckning, att kunna behörighetsstyra och att kunna anpassa systemet själva.

Genom behörighetsstyrningen kan Åtvidabergs kommun nå sin målbild – att verksamheterna själva går in och uppdaterar sin del av registerförteckningen. Carolina berättar att det är dataskyddskontakterna ute på förvaltningarna som har bäst koll på vilken information som hanteras hos dem. Att få in ett systematiskt arbetssätt där de själva uppdaterar informationen är därför viktigt för att lyckas hålla en uppdaterad registerförteckning.

”Med DirSys upplever jag en väldigt bra kontakt”

 

Enkelt för sällananvändare

Åtvidabergs kommun jämförde några olika system för GDPR innan valet föll på Integrity.

“Vi valde Integrity framför allt för är det är enklare för sällananvändare och väldigt användarvänligt. Det blir enklare för de som kanske är inne någon gång om året och bara ska uppdatera och titta över uppgifterna. Då är det viktigt att de känner igen sig och kan redigera.” – Carolina Wallberg

Vad har då användandet av Integrity resulterat i? Carolina berättar att de nu har fått kontroll på sina behandlingar och sin information om behandlingarna.

“Om någon begär ut ett registerutdrag så har vi allt samlat redan. Vi har fått kontroll på våra personuppgiftsbehandlingar på ett enkelt sätt.”

Samarbetet med DirSys startade innan sommaren 2022. Sen dess har fokus för Åtvidabergs kommun varit att få in befintlig data och bygga önskad struktur i registerförteckningen. Därefter kommer de bjuda in fler att samarbeta i verktyget.

Carolina berättar vad hon tycker om samarbetet med DirSys hittills.

“Jag tycker det är väldigt bra kontakt dels med kundansvarig som ger bra svar, hjälp och stöd, men även supporten. Man får svar och det är inte alltid man får. Ibland köper man ett system och sen försvinner alla. Men med DirSys upplever jag en väldigt bra kontakt.”