En IT-upphandling är för många verksamheter ett nödvändigt ont som resulterar i ett oönskat resultat. Det är egentligen inte konstigt att det blir så, med tanke på hur många verksamheter bedriver sina IT-upphandlingar. I det här blogginlägget beskriver jag ett vanligt scenario när en verksamhet genomför en IT-upphandling och vilka oönskade resultat det leder till. Dessutom förklarar jag vad lösningen på problemet är och hur verksamheten kan upphandla rätt produkt till rätt pris – och slippa förseningar och irritation.
En typisk IT-upphandling genomförd av verksamheten
Låt oss ta ett klassiskt och (tyvärr) vanligt förekommande scenario vid en IT-upphandling.
När verksamheten står inför en IT-upphandling är det ofta för att ett befintligt avtal håller på att löpa ut, redan har löpt ut, eller för att en ny IT-tjänst eller produkt behövs. Upphandlingen innebär ofta en tight tidsplan och brist på resurser. Dessutom har man fått investeringsmedel som behöver användas samma år. Det är bråttom! Hur gör man då?
Jo, man använder sig av samma upphandlingsdokument som en annan kommun, eller det underlag man själv annonserade för flera år sedan. Att prata med leverantörer finns det inte tid till och det upplevs även som riskabelt, så det prioriteras inte.
IT-avdelningen hade med sina krav i förra upphandlingen och de stämmer säkert fortfarande så de uppdateras inte. I värsta fall används tekniska krav från en annan kommun eftersom det inte finns kunskap om vad kraven betyder i den egna verksamheten.
Avtalsvillkoren som används är de som alltid används för varor eller tjänster i kommunen. Några få, eller inga, anpassningar görs.
Varför IT-upphandlingen inte leder till önskat resultat för verksamheten
En IT-upphandling som genomförs på detta sätt bäddar för förseningar, bristfälliga upphandlingsdokument, avtalsvillkor och investeringar.
Det som upphandlas och levereras är ofta en digital produkt eller tjänst som inte uppfyller verksamhetens behov eller lever upp till de förväntningar som finns. Verksamheten har lagt mycket tid på ett försenat projekt och resultatet blir något som varken effektiviserar eller ökar kvalitén i det dagliga arbetet.
Tyvärr är detta väldigt vanligt bland de IT-upphandlingar som genomförs. Och det är inte konstigt. IT-upphandlingar är komplexa i sin karaktär.
Men det finns lösningar på problemet. Och som tur är, ligger en stor del av kontrollen av detta hos er i verksamheten.
Hur verksamheten lyckas med en IT-upphandling
Ni i verksamheten är de som har koll på ert behov, hur ni arbetar idag och hur ni vill arbeta i framtiden. Det innebär att det är ni som måste skapa de förutsättningar som krävs för att köpa rätt digitala produkter och tjänster.
Genom samarbete, rätt kompetens och en tydlig process så kommer ni att lyckas med era IT-upphandlingar. Ni kommer att undvika förseningar, hålla budget och investera i rätt IT-lösningar.
Ni i verksamheten kan er verksamhet och era processer. Om ni samarbetar med IT-avdelningen och upphandlingsavdelningen samt drar nytta av erfarenhet från leverantörer och andra offentliga verksamheter, så kommer ni ha goda förutsättningar redan innan ni går ut i en upphandling.
Ni kommer att vara en bra och tydlig beställare och ta välgrundade beslut. Detta kommer ge er förutsättningar att bedriva förvaltning och utveckling, öka digitaliseringen och ge er en långsiktig digital produkt eller tjänst.
En process som gör att ni lyckas med er IT-upphandling
En process och ett ramverk för IT-upphandling ger förutsättningar för er att genomföra IT-upphandlingar på ett bra sätt. Processen tydliggör hur ni behöver förbereda, genomföra och följa upp ett IT-upphandlingsprojekt.
Utöver en process, med tydliga aktiviteter, roller och ansvar, så krävs även kunskap och kompetens inom området. IT-upphandling kan upplevas som svårt, men med rätt kunskap så vet ni hur ni drar nytta av de regelverk som finns.
Vill du lära dig mer om hur du bedriver din IT-upphandling så att du slipper förseningar och överskridna budgeter? Läs min bloggserie Upphandla verksamhetssystem där jag går igenom vad du ska tänka på i varje fas.
Upphandla verksamhetssystem – del 1 →
Sanna Helenius
IT-upphandlingskonsult & kravanalytiker
