Upphandling av ärendehanteringssystem i Trollhättans stad

Avsaknad av lämpligt stöd för verksamheten ledde till att DirSys IT-upphandlingskonsult Sanna Helenius under våren 2018 hjälpte Trollhättans stad starta igång och genomföra upphandling av ett nytt ärendehanteringssystem för hela förvaltningen. Dragan Danilovic, Bygglovschef på Trollhättans stad berättar om projektet.

Tidskrävande ärendehantering

När Dragan Danilovic, Bygglovschef på Trollhättans stad, tillträdde sin nya tjänst fanns det ett missnöje hos personalen kring det ärendehanteringssystem som användes på enheten. Den dåvarande lösningen stöttade inte verksamhetens behov i att hantera inkommande bygglov på ett effektivt sätt. “Det tog för lång tid att utföra ett ärende. Om man räknar i sekunder och gånger antalet projekt vi hanterar blir det en hel del tidstapp”. Dragan såg ett behov av att upphandla ett nytt system och drev därför denna förändring.

Från nedprioriterat till högst på agendan

När de bestämt sig för att upphandla ett nytt ärendehanteringssystem var det inga tveksamheter kring att ta in en IT-upphandlingskonsult som stöd. Ett försök till att upphandla ett nytt ärendehanteringssystem hade några år tidigare påbörjats av kommunen. När Dragan drog igång projektet på nytt visade den förra projektgruppen upp sin dokumentation från tidigare. De hade genomfört en omfattande omvärldsanalys men aldrig kommit vidare. Det fanns helt enkelt inte tid att avsätta för den ordinarie personalen och projektet föll i glömska.

“Jag visste baserat på tidigare erfarenheter hur mycket tid det tar att genomföra en upphandling. Det är bara dumt att tro att man hinner göra det själv. Även om det finns interna resurser i form av en IT-avdelning så har de andra uppgifter att ägna sig åt. Hade vi gjort det här själva hade det stulit tid från andra prioriterade uppgifter.”

Projektet tillsammans med DirSys

Dragan hade tidigare stött på Sanna Helenius från DirSys i ett liknande projekt i en annan kommun där resultatet blev över förväntan. De beslutade sig därför att ta DirSys stöd även i det här projektet, vilket gav kommunen både den tid och kompetens som tidigare saknats. Genom att följa DirSys upphandlingsmodell är kommunen nu på god väg att nå sitt mål – ett bättre stöd för verksamheten och ett mer digitalt arbete.

Projektet har hittills omfattat omvärldsbevakning, kravanalys, framtagning av fullständiga upphandlingsdokument samt granskning och utvärdering av inkomna anbud. Under omvärldsbevakningen genomfördes både studiebesök hos andra kommuner och besök från potentiella leverantörer. Detta gav i sin tur bra underlag till kravanalys och framtagning av utvärderingsmodell. Tack vare input från både kommuner och leverantörer kunde Trollhättans stad vara helt transparenta och proportionerliga i sitt underlag – och därmed undvika en vanlig fallgrop vid upphandlingar. Till hösten väntar ett införandeprojekt där de befintliga ärendehanteringssystemen ska bytas ut till det nya förvaltningsgemensamma systemet.

“Allt har gått enligt plan. Sanna Helenius från DirSys hade stenkoll på planeringen, vilket har gjort hela processen väldigt smidig. Mitt i projektet ringde en annan kommun som hade hört vad vi hade på gång. Jag berättade om hur det har fungerat och tipsade om Sanna. Jag rekommenderade den här kommunen att göra samma resa – det är viktigt att inte tro att man klarar av det här på egen hand.” – Dragan Danilovic, Bygglovschef, Trollhättans stad