Syftet med att skapa en förvaltningsobjektsarkitektur (FOA) är att, genom att dela in en organisations informationstillgångar i olika ansvarsområden (objekt), kunna tillsätta en förvaltningsorganisation så att man kan arbeta effektivt med IT-förvaltning. Att få en överblick över organisationens samlade mängd förvaltningsobjekt underlättar dessutom att fatta strategiska beslut kring IT-förvaltningen.
Vad är förvaltningsobjektsarkitektur?
- Ett förvaltningsobjekt är ett ansvarsområde som definieras utifrån organisationens huvudprocesser och som innehåller en samling informationstillgångar.
- En organisations samlade mängd förvaltningsobjekt utgör organisationens förvaltningsobjektsarkitektur
I arbetet med att skapa en FOA kan dock många frågor och funderingar uppstå. Frågor som ”Hur många objekt ska vi ha?” eller ”Hur ska vi tänka om vi har informationstillgångar som skulle kunna passa in i flera olika objekt?” och ”Kan samma informationstillgång finnas under flera objekt?” är vanligt förekommande. Här följer några tankar kring dessa frågor och tips på hur ni kan gå till väga när ni bygger er FOA.
Hur många objekt ska vi ha?
Här gäller det att hitta rätt balans. När en organisation har för många små objekt är risken att det övergripande perspektivet över hela IT-förvaltningen tappas. Det blir då svårare att prioritera och fatta beslut på en strategisk nivå. Dessutom ökar administrationen när vi har många små objekt och därmed minskar effektiviteten. Å andra sidan när en organisation har för få stora objekt kan det bli svårt att driva och styra förvaltningsarbetet.
Man bör därför ha med sig båda dessa perspektiv när man formar sina objekt, både det övergripande perspektivet och hur man i praktiken skall driva och styra arbetet med hjälp av den förvaltningsorganisation man tillsätter.
Hur ska vi tänka om vi har informationstillgångar som skulle kunna passa in i flera olika objekt?
Det finns flera sätt att resonera kring detta. Man skulle till exempel kunna placera in informationstillgången där det finns störst behov av samordning med andra informationstillgångar eller så skulle man kunna placera in informationstillgången i det objekt där den största mängden användare eller specialister återfinns. Här behöver ni fundera på vad som passar er organisation bäst. Ett tips är att skapa regler kring hur ni ska göra så att ni har ett konsekvent sätt att gruppera på.
Kan samma informationstillgång finnas under flera objekt?
Utifrån ett perspektiv där man för varje objekt planerar olika insatser för objektet och dess informationstillgångar i en förvaltningsplan blir detta ett problem. Man vill inte ha flera olika planer för samma informationstillgång. Undantaget är om informationstillgången eller systemet är uppdelat i olika moduler som enbart används av enskilda verksamhetsprocesser som finns uppdelade i olika objekt. Dock behöver detta då vara tydligt definierat och eventuellt behöver representanter från förvaltningsorganisationen kring de olika objekten även skapa en gemensam plan gällande de frågor som man behöver hantera för informationstillgången eller systemet i sin helhet.
Tips när ni bygger er FOA
- Utgå från en lista över de informationstillgångar och system som organisationen förfogar över
- Identifiera organisationens huvudprocesser
- Mappa informationstillgångar och system mot de identifierade processerna
- För varje objekt fundera på vem som skulle kunna tänkas vara ägare för objektet i verksamheten och som kan besluta om budget för olika insatser som planeras för informationstillgångarna i objektet.
- Se över strukturen och fundera på hur IT-förvaltningsarbetet skulle fungera i praktiken och gör eventuella justeringar
Att bygga en förvaltningsobjektsarkitektur och skapa en förvaltningsorganisation är en iterativ process som utvecklas över tid och som kan justera efter hand i takt med att lärdomar dras av det praktiska arbetet med IT-förvaltning. Därför är det viktigt att ha tålamod och arbeta ur ett långsiktigt perspektiv.
Vill du veta mer om hur ni bygger en förvaltningsobjektsarkitektur?
Se vår webinarserie om hur ni etablerar en digital förvaltning. Eller ladda ner tre exempel på hur en förvaltningsobjektsarkitektur kan se ut.
Jenny Engelbrektsson
Konsult IT-management
