Är det dags att upphandla ett nytt verksamhetssystem? Att det IT-system er verksamhet primärt använder passar era behov är a och o för att ni ska kunna utföra det arbete ni är ålagda. Trots detta ser jag ofta exempel på förhastade upphandlingar som i slutändan blir en dyr och misslyckad affär.
Om ni står inför att upphandla verksamhetssystem, eller vilken annan IT-upphandling som helst, så är just den inledande fasen kritisk. Det är här ni lägger grunden för en lyckad upphandling. Många upphandlande myndigheter har dock inte rätt förutsättningar för att lyckas. De har ofta ont om tid, ont om resurser – eller både och. Det finns dessutom en generell rädsla för att anklagas för att gynna eller missgynna en leverantör. Detta leder till att få vågar föra dialog med leverantörer. Rädslan för att inte följa LOU och risken för en eventuell överprövning begränsar.
Hur bemöter ni då dessa utmaningar på bästa sätt? Jag har sammanställt mina tre bästa tips på hur du hanterar den första fasen i en upphandling – omvärldsbevakning och förberedelse.
Uppfinn inte hjulet på nytt
Ta reda på om någon annan har gjort något spännande och bra. LinkedIn, grupper på Facebook, Dela Digitalt eller annonserade upphandlingar i Tendsign – det finns många bra källor med information och goda exempel bara några klick bort.
Att tala ÄR guld
Bjud in till möten med leverantörer och lyssna på deras erfarenheter. Varför inte annonsera en inbjudan via en allmänt tillgänglig databas? Då kanske du får kontakt med en ny aktör på marknaden eller någon du helt har missat i din omvärldsanalys. Många känner ett behov av mer dialog i en upphandling, det här kan du lösa utan problem tidigt i processen.
Planera, planera, planera!
Gör en ordentlig planering av ditt arbete och se till att få med dig rätt personer. Se till att resurser har tid för upphandlingsprojektet. De mest krävande aktiviteterna är omvärldsbevakning, kravarbete och granskning & utvärdering av anbud. Och det är viktigt att redan vid uppstart ta höjd för de resurser som krävs vid ett införande. Ett lyckat införande av ett nytt verksamhetssystem är ofta avhängt på att de nya användarna får tillräckligt med tid att lära sig det nya systemet och hitta balans och synergieffekter mellan system och arbetssätt.
Det viktigaste för en upphandlande myndighet (UM) att ta med sig är att påbörja sitt arbete i god tid och att lära av andra. Uppfinn inte hjulet på nytt. Det kan sparas både tid och pengar om UM tar tillvara på kunskap och erfarenheter från både andra UM och leverantörer. Glöm heller inte att förankra ditt arbete. Fundera över vad du gör och varför samt involvera rätt personer i projektet.
I nästa blogginlägg ger jag mina bästa tips på hur ni ska agera vid själva upphandlingsfasen.
Sanna Helenius
IT-upphandlingskonsult & Kravanalytiker
